Tahun 2017 adalah pertama kalinya saya ikut berpartisipasi dalam Kaizen Project yang merupakan salah satu implementasi dari core value continuous improvement di PT. Kalla Electrical System. Pada bulan keenam saya bekerja, BIO Officer mewajibkan seluruh depatemen untuk memiliki kaizen project; minimal satu project. Berhubung pada saat itu  saya berada di departemen produksi, jadi tim  kami mengambil object kaizen di line produksi tepatnya area Painting. Fokus kami pada waktu itu adalah bagaimana caranya agar polusi pada proses pengecatan bisa berkurang, sebab hasil pengujian kualitas udara, kadar kesehatan udara di area pabrik PT. Kalla Electrical System masih dibawa baku mutu artinya kualitas udara di area pabrik kurang baik. Langkah awal dalam KAIZEN adalah melakukan brainstorming dan genba. Setelah melakukan brainstorming dan genba, ditemukan problem seperti besarnya biaya yang dikeluarkan perusahaan tiap tahun untuk maintenance mesin painting dan jumlah polusi yang dihasilkan dari proses pengecatan juga masih terbilang tinggi.

Satu bulan sebelum pelaksanaan kompetisi, seluruh tim kaizen diminta untuk melakukan presentasi oleh business improvement officer untuk menilai progress penyelesaian project Kaizen dari masing - masing tim dan menentukan tim mana yang akan lanjut ke presentasi di hadapan direksi perusahaan. Setelah melewati beberapa tahapan seleksi internal, tim kami terpilih mewakili Kalla Electrical System dalam kompetisi Kalla Excellence Day tahun 2017. 

Kalla Excellence Day 2017 dilaksanakan di Saoraja Ballroom WIsma Kalla selama dua hari. Pada saat itu, tim kami mendapatkan jadwal untuk mempresentasikan hasil kaizen di hari pertama. Presentasi diberi waktu selama 15 menit dan setelah itu masing-masing juri yang berasal dari eksternal Kalla Group akan memberikan pertanyaan kepada masing- masing tim.

Dua minggu setelah pelaksanaan Kalla Excellence Day,  seluruh peserta diundang untuk menghadiri pengumuman pemenang di Nipah Mall. Walaupun pada saat itu tim kami belum berhasil menjadi juara umum, namun kami juga memperoleh hadiah dan membawa pulang piagam Best Small Group Project  dari panitia Kalla Excellece Day 2017. Selain itu, tim supporter yang support kami dengan yel - yel pada saat KED juga mendapatkan hadiah karena terpilih sebagai suporter terbaik. 

Business Process Re-engineering

Masa dimana ekonomi sedang menurun, seharusnya perusahaan sudah siap  melakukan improvement/ perbaikan disetiap proses yang ada. Seluruh bagian mulai dari jajaran top management hingga operasional harus berkontribusi untuk melihat kembali proses-proses mana yang dirasa kurang efektif dan banyak terjadi pemborosan.

Ada beberapa metode yang bisa digunakan untuk melakukan perbaikan secara berkesinambungan seperti misalnya kaizen, breakthrough hingga Business Process Re-engineering (BPR) atau biasa dikenal dengan Rekayasa ulang Proses Bisnis. 

Business Process Re-engineering merupakan suatu metode untuk mendesain ulang suatu proses sehingga lebih efektif dan efisien tanpa  merubah fungsi bisnis itu sendiri. BPR melihat proses-proses yang ada, apakah ada proses yang tidak efektif & efisien  yang bisa menimbulkan terjadinya pemborosan (waktu & biaya) dan memperbaiki atau menyederhanakan proses-proses tersebut sehingga bisa berdampak kepada proses yang dirasa efektif & efisien.

Tim BP-RE PT. KES

Pada tahun 2017 saya berkesempatan unrtuk menjadi tim di Business Process Re-engineering di salah satu perusahaan manufacture Kalla Group yang dimana proses BPR kami lakukan selama tiga bulan. 

Adapun tahapan - tahapan yang kami lakukan ketika menjalankan Business Process Re-engineering  adalah sebagai berikut :

1. Mengidentifikasi proses yang akan dilakukan perubahan

Pada tahap ini kami dibagi beberapa tim untuk mengidentikfikasi seluruh departemen pada perusahaan tersebut. Pada saat itu saya medapat bagian untuk mengidentifikasi Departemen Finance and Accountiung. Kami melakukan indentifikasi mengenai proses proses dyang ada di departemen Finance and Accountiung utanmanya proses yang menjadi prioritas untuk dilakukan pengembangan. 

2. Menyusun proses inmprovement 

Setelah mengidentifikasi proses priortitas yang akan dkembangkan, proses yang perlu di lakukan improvement ditentukan giuidance team yang yang akan menjadi leader pelaksanaan analisis proses dan blueprint.

3. Menganalisis Proses yang ada

Pada tahap ini dilakukan identifikasi kekuatan dan kelemahan dari proses yang berlangsung sehingga diapat diketahui area mana yang membutukhkan imptrovement.

4. Merancang proses selanjutnya 

Pada tahap ini dilakukan desain terhadap proses yang akan berlangsung beraarkan kekuatan dan kelemahan dari proses yang sedang berlangsung serta menentukan indikator keberhasilan dari masing - masing proses.

5. Implementasi

Tahap ini merupakan implementasi dari rencana improvement.

Dengan pelaksanaan Business Process Re-engineering (BPR) pada perusahaan maka diharapkan dapat menghilangkan aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah agar proses bisnis yang dijalankan lebih efektif serta mempermudah pekerjaan agar lebih cepat dan praktis.